隨著會展市場的日益成熟，酒店會議逐漸增多，對服務水平、服務規范、服務質量上的要求增加，由于會議服務的特殊性，具有以下特點，接下來由沈陽會議服務公司的小編來告訴大家吧！

會議種類多，會議方式多樣化，靈活性強，需要酒店根據會議形式，提供個性化服務；

會議團隊參會人員多、涉及面廣，在酒店實行會議、住宿、餐飲、娛樂等一系列活動，需要酒店在會議過程中優化會議服務流程，提供快速、周到的服務，來滿足客戶的需求；

會議規模大，而會務人員少，大量準備工作來不及做，需要各個部門協助完成；會議期間客戶活動多，日程安排緊湊，就餐時間集中、用量大，要求餐飲供應準時，及時、高效為客戶提供服務；

會議服務的上述特點決定了在會議服務運營管理過程中，酒店需要對會議服務運營過程及其運營系統的設計、計劃、組織和控制。為了提高酒店會議服務的運營效率，酒店在接待會議團隊時，需要采取以下策略：

建立以客戶為中心的會議柔性組織

會議經理在會議服務過程中，以客戶需求為導向，有相當的自主權和主動性，有權合理調配部門的人力、物力，以做出快速的反應；會議金鑰匙（與客戶接觸的銷售人員）是會議組織的軸心，串接各部門的會議產品和服務，向賓客提供全過程、全天候的服務。

會議服務流程優化

酒店在會議服務過程中，優化關鍵服務流程，提高會議服務運營效率。

（1）入住

會議團隊到達酒店時，由服務人員指引顧客到總臺，到達總臺后，前臺接待主動協助領隊確認，并做好團隊其他顧客的接待工作，由于會議團隊顧客數量多，大量顧客在大堂喧嘩，影響酒店正常工作，給其他顧客帶來不好影響，需要帶領團隊顧客落座休息，加快團隊入住辦理速度。

（2）會議接待

會議籌備階段酒店需要做好細致的準備工作，根據客戶對會議的要求，做好會場布置，對必用的音響、照明、空調、投影、攝像設備等會議設施認真調試，準備需用的會議用品。在會議召開前期，顧客一般會提前到達并等待，此時酒店需要安排便利場所讓顧客休息；在召開會議階段，工作人員要主動配合會議組織者，加強協調與配合，認真做好各個環節的銜接，做到隨機應變，按需行事，確保會議萬無一失。

（3）餐前準備

在為會議團隊客戶提供餐飲服務時，由于參會人員多，有不同的需求，酒店應在菜肴品種不斷創新，推出新的有吸引力的菜肴；會議期間顧客活動多，日程安排緊湊，用餐量大，酒店在餐飲上應針對會議顧客用餐量大的需求，增加菜量，為他們提供營養菜肴，滿足體能的要求。會議一般要召開三至五天,為保持餐飲對會議客戶的新鮮感，菜單要避免、重復；烹調方法和宴會形式根據會議活動、需要靈活安排自助餐、正式宴會等形式,增強餐飲對顧客吸引力。

（4）用餐期間管理

由于會議客戶人數多，就餐時間集中，需要合適的上菜速度，需要服務員根據桌面菜品的數量、 菜肴的加工時間以及客戶的就餐情況等，掌握供餐時間，隨時為廚房進行提醒服務，與廚房工作人員配合，提高上菜速度，提供高效率服務。由于會議客戶就餐人員多，標準比較高，且容易出現突發情況，要求餐飲部門細化服務內容，接待前及時對會議情況進行各方面掌握，并且合理的進行服務人員調配，由專人全場跟蹤用餐情況，監督服務員的服務態度、服務效率及服務質量，及時協調就餐中出現的問題。

（5）退房

會議團隊離店時，由于人數多，用房多，查房時間較長，容易造成大量顧客停滯前臺，給前臺工作帶來較大壓力，影響其他客戶辦理手續。酒店在為會議團隊退房前，應及時聯系會議組織者，掌握會議團隊離店日期和時間，安排顧客分批次退房，錯開集體退房，并及時聯系前廳部與管家部，增加服務員工或安排熟練員工，提前安排查房，做好相關準備工作，避免過多顧客積壓在前臺的現象，保證顧客滿意離店。酒店在會議接待過程中，以客戶需求為導向，有效整合并合理配置，各部門團結協作，密切配合，在會議客戶的報到、用房、用餐、會議等一系列服務中優化會議服務流程，提供快速、周到的服務，提高會議服務運營管理效率，滿足客戶需求。

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