會議服務是指會場有一些從事現場服務的工作人員，通常被稱為“會議官員”（conference officers）。這些人員要通曉外語，熟悉會議的程序，一般都經過培訓。他（她）們似乎做的都是一些具體服務工作，但卻是保證會議順利進行不可缺少的環節。機構的常設秘書處還設有專門負責會議服務（conference service）的部門，對會議官員有一整套嚴格的要求。

一、會議開始前，負責與會人員的注冊登記，包括簽到和領取代表證件、會議文件及紀念品等；

二、每次會議開始前，在進門處檢查與會人員證件；會議開始后，將攝影、文字及攝像記者請出會議廳室，將會議廳室的大門關上；

三、迎接嘉賓，引導代表等至指定席位；

四、記錄會議的進行過程及代表的發言內容；

五、對要求發言的代表進行登記，及時將名單按報名先后順序送交會議主持人或會議秘書。注意記錄下代表的姓名，所代表的機構及發言順序的先后要求。有的代表要求靠前安排發言時間，有的要求靠后，有的要求居中，有的不提要求。

六、在場內分發代表發言稿、聲明、提案草案、修正案稿等。發言稿通常在該代表發言期間分發，如稿件未到，可在主持人發言小結時分發，或在下次會議開始前分發。為保證記錄的準確性，如代表系臨時發言且有手稿，可在其發言后向其暫借，復制后隨即退還；

七、隨時準備提供必要的會議文件及有關資料，供討論時參閱；

八、每次會議開始前檢查燈光、室溫、衛生、名牌、桌椅、紙筆、飲水杯、（主持人用）木槌、投影設備等是否均已符合要求；

九、接聽緊急電話并通知所要求的通話人。會議廳室內的電話機通常只閃光而無鈴聲。秘書接話應輕聲。其他人員應在會議廳室外的分機接話，以免干擾會場。

十、會議服務負責人要檢查各類工作人員如同聲傳譯譯員、警衛、電工等是否均已到位；各種設施如電力、空調、音響、通風、同聲傳譯等是否均已通暢待用。