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沈陽會(huì)議公司在接待上應(yīng)該注意哪些問題?

2022-04-18  來自: 沈陽東鑫惠達(dá)會(huì)議服務(wù)有限公司 瀏覽次數(shù):1154

在會(huì)議策劃款待活動(dòng)中會(huì)議款待條理多,也簡略犯錯(cuò)。這個(gè)是會(huì)議活動(dòng)開端前的作業(yè),整個(gè)作業(yè)的好壞影響著活動(dòng)的進(jìn)程,特別是給參會(huì)嘉賓的印象,愈加不容忽視,今天沈陽會(huì)議公司小編就帶我們了一下款待方面應(yīng)該留意的禮儀要求。

沈陽會(huì)議公司

一、會(huì)前準(zhǔn)備

款待人員應(yīng)準(zhǔn)確了解和了解所款待會(huì)議的意圖、內(nèi)容、會(huì)期、與會(huì)人員的構(gòu)成情況(如層次、數(shù)量、性別、年紀(jì)、民族、來歷等);涉外會(huì)議還包括宗教信仰、風(fēng)俗、習(xí)氣、忌諱、飲食起居等方面的情況。這是搞好款待作業(yè)的基礎(chǔ)。

除此之外,還要樹立款待組織,承認(rèn)款待規(guī)范,擬定款待方案(如吃、住、行、文娛方面的組織)。款待組織內(nèi)部要有明晰的分工,責(zé)任到人。款待方案要有彈性,留有余地,在比較簡略呈現(xiàn)疏忽的環(huán)節(jié),要有補(bǔ)救措施,這是搞好款待作業(yè)的保證。

安頓好會(huì)場(chǎng)也是準(zhǔn)備作業(yè)的重要內(nèi)容。會(huì)場(chǎng)安頓需求考慮到座位,音響、花卉等方面的安頓。

二、會(huì)務(wù)服務(wù)

與會(huì)人員抵達(dá)后,首先應(yīng)組織好住宿的房間。在與會(huì)人員稍事歇息后,沈陽會(huì)議公司款待人員可上門或禮請(qǐng)與會(huì)者到會(huì)議秘書處簽到,也可以先簽到再歇息,必要時(shí)還應(yīng)組織企業(yè)負(fù)責(zé)人上門看望。

會(huì)議期間應(yīng)及時(shí)了解與會(huì)者食宿方面的風(fēng)俗習(xí)氣,并將有關(guān)情況轉(zhuǎn)達(dá)相關(guān)部分,以便及時(shí)調(diào)整組織。

會(huì)議期間,要想方設(shè)法使與會(huì)者吃得滿意、住得舒適、行得便利、玩得愉快。因此,在組織外出欣賞購物時(shí)要詳盡周到,如乘坐的車輛要有明顯的標(biāo)志,并編上號(hào)碼,每輛車應(yīng)有一名款待人員陪乘;集合時(shí)間要明晰,集合地址要具體;每到一處脫離前要核點(diǎn)人數(shù),千萬不能丟失人員。

三、會(huì)場(chǎng)組織

在通往會(huì)場(chǎng)的路上應(yīng)有路標(biāo)或派專人指示方向,出場(chǎng)應(yīng)有專人導(dǎo)座,或在座位上有相應(yīng)人員的姓名。如需計(jì)算正式出席會(huì)議的人數(shù),出場(chǎng)時(shí)還應(yīng)組織再次簽到,簽到地址應(yīng)明顯。

在會(huì)場(chǎng)上,應(yīng)準(zhǔn)備好相關(guān)所需資料并及時(shí)發(fā)放到與會(huì)者手里。

總歸,在會(huì)議舉辦的整個(gè)過程中,沈陽會(huì)議公司款待人員應(yīng)該服務(wù)盡可能地周到,如夏天遞上一塊毛巾,冬天倒上一杯熱茶等。

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